Magnific'te pressfoto tarafından sağlanan görsel
On yıl önce ikametgâh belgesi almak için nüfus müdürlüğünde sıra beklenirdi. Bugün aynı belge telefondan birkaç saniyede barkodlu olarak üretiliyor. Adli sicil kaydı, öğrenci belgesi, SGK hizmet dökümü de öyle.
Buna rağmen çoğu evde hâlâ bir yazıcı var ve arada bir çalıştırılıyor. Çünkü dijitalleşen şey devletin verdiği belgeler; sizden istenen imza her zaman aynı hızla dijitalleşmedi.
Kâğıdın yerini alan şey her zaman aynı değil
Dijitalleşme tek bir şey gibi konuşuluyor ancak pratikte üç ayrı süreç aynı anda yürüyor.
Birincisi, devletin ürettiği belgelerin dijital hale gelmesi. Bu büyük ölçüde tamamlandı; barkodlu belge artık istisna değil kural.
İkincisi, kurumlar arası yazışmanın dijitalleşmesi. Bu da ilerledi, çoğu kurum elektronik belge yönetim sistemi kullanıyor.
Üçüncüsü ise vatandaşın kendi imzasını dijital ortamda atabilmesi. En yavaş ilerleyen halka bu ve gündelik hayatta hissedilen sürtünmenin kaynağı da burası.
Sürtünme belge almakta değil, belge vermekte
Devletten belge almak kolaylaştı. Zorluk, sizden bir belge istendiğinde başlıyor.
Kiralık daire için istenen taahhütname, okulun gönderdiği veli izin formu, iş yerinin imza karşılığı teslim ettiği zimmet listesi, bankanın istediği muvafakatname. Bunların ortak özelliği şu: karşı taraf size bir PDF gönderiyor ve imzalı halini geri istiyor.
Klasik döngü burada devreye giriyor. İndir, yazdır, imzala, tara ya da fotoğrafla, geri gönder. Evde yazıcı yoksa buna bir de fotokopiciye gitmek ekleniyor.
Yazıcıya gitmeden imzalamak
Bu döngüyü kırmanın yolu belgeyi kâğıda hiç dökmemek. Belgeyi bilgisayarda ya da telefonda açıp imzayı doğrudan dosyanın üzerine yerleştirmek mümkün.
Kurulum istemeyen bir pdf imza ekleme aracıyla belgeyi yükleyip imzayı doğru alana konumlandırmak ve imzalı dosyayı indirmek birkaç dakika sürüyor. Çıktı, tarayıcıdan geçmiş bir kâğıdın fotoğrafından çok daha temiz oluyor; eğri sayfa, gölge ve okunmayan bölge sorunu ortadan kalkıyor.
Aynı şekilde bir kez oluşturulan imza görüntüsü saklanabildiği için ikinci belgede süreç saniyelere iniyor.
İmzanın nasıl oluşturulduğu da sonucu etkiliyor. Beyaz kâğıda atılmış bir imzanın telefonla çekilip arka planı temizlenmiş hali, ekrana parmakla çizilenden genellikle daha doğal duruyor. Fare ile çizilen imza ise çoğu zaman en kötü sonucu veriyor; el yazısının doğal titreşimi kaybolduğu için yapay görünüyor.
Ama her imza aynı ağırlıkta değil
Burada bilinmesi gereken bir ayrım var ve çoğu kişi bunu duymamış oluyor.
Ekrana çizdiğiniz ya da bir araçla belgeye eklediğiniz imza, hukuken elle atılan imzanın karşılığı değildir. Bu, belgenin üzerine yerleştirilen bir görüntüdür ve içerikle matematiksel bir bağı yoktur.
Elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğuran imza, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki nitelikli elektronik imzadır. Bunun için yetkilendirilmiş bir sağlayıcıdan alınmış nitelikli elektronik sertifika gerekir; mobil imza ya da akıllı kart ile kullanılır.
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Resmi bir işlemde hangi imzanın istendiğini ilgili kuruma sormak en sağlıklısıdır.
Hangi belgede hangisi yeterli
Pratikte üç grup var.
Günlük yazışmalar, okul formları, kargo tutanakları, işyeri içi belgeler: basit imza yeterlidir ve karşı taraf zaten fazlasını beklemez.
Ticari sözleşmeler ve kira kontratları: taraflar kabul ederse basit elektronik imza yaygın olarak kullanılıyor. Anlaşmazlık ihtimali yüksekse ıslak imza ya da nitelikli imza tercih edilmeli.
Resmi başvurular, noter işlemleri, mahkeme süreçleri ve e-Devlet üzerinden yapılan bazı işlemler: burada nitelikli elektronik imza gerekir, başka seçenek yoktur.
Rakamlar ne kadar yol alındığını gösteriyor
e-Devlet Kapısı'nın büyüklüğü çoğu kişinin tahmininden fazla. Kurumun kendi istatistik sayfasına göre sistem, açıldığı 2008 yılından bu yana her yıl artan sayıda kurum ve hizmeti tek noktada topluyor; istatistikler kurum türüne, yıllara ve kayıt yöntemine göre ayrı ayrı yayımlanıyor.
Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı'nın 16. yıl açıklamasına göre ise 22 hizmetle başlayan sistem, 1.079 kuruma ait 8.316 işleme ve 66,6 milyonu aşan kullanıcıya ulaştı; 15 yaş üstü her 100 kişiden 96'sı e-Devlet abonesi.
Bu tabloda dikkat çeken şey hizmet sayısı değil, kullanım oranı. Yani altyapı sorunu büyük ölçüde çözülmüş durumda. Kalan sürtünme başka yerde.
Barkodlu belgeyi kimse yazdırmak zorunda değil
Bir başka yaygın alışkanlık, e-Devlet'ten alınan barkodlu belgeleri yazdırıp teslim etmek.
Oysa bu belgelerin üzerindeki barkod ve doğrulama kodu, belgeyi alan kurumun aynı sistem üzerinden doğrulaması içindir. Kurum belgeyi dijital olarak kabul ediyorsa yazdırmaya gerek yoktur ve pek çok kurum artık kabul ediyor.
Belgeyi göndermeden önce "dijital kopya yeterli mi" diye sormak, bir kâğıt ve bir yolculuk tasarrufu demek. Cevap çoğu zaman evet oluyor.
Aynı belgeyi iki kez imzalamak zorunda kalmamak
Sık yaşanan bir durum: imzalanan belge geri gönderiliyor, çünkü bir alan boş kalmış ya da imza yanlış yere atılmış.
Bunu önlemenin basit yolu, belgeyi imzalamadan önce baştan sona bir kez gezmek ve doldurulması gereken tüm alanları işaretlemek. Formlarda genellikle imza dışında ad soyad, tarih, T.C. kimlik numarası ve bazen tanık alanı bulunur.
İkinci bir alışkanlık, imzalanmamış aslı ayrı bir dosyada saklamak. Belge geri dönerse baştan indirmek gerekmez, düzeltme doğrudan yapılır.
Göndermeden önce üç şeyi kontrol etmek de işe yarar: imza doğru alanda mı ve tarih hanesi dolduruldu mu, belgenin tamamı okunuyor mu, dosya boyutu karşı tarafın sınırının altında mı. Bazı kurum sistemleri birkaç megabaytta sınır koyar ve büyük dosya sessizce reddedilir. Bu üç kontrol, geri dönen belgelerin çoğunu baştan önler.
Kişisel bilgiyi gereğinden fazla göstermemek
Son bir alışkanlık: imzalanacak belgeye eklenen kimlik fotokopisi ya da ekstre çoğu zaman gerekenden fazla bilgi taşır.
Bir kira başvurusunda hesap hareketlerinin tamamının görünmesi gerekmez. Belgenin işlemle ilgisi olmayan bölümlerini önceden karartmak birkaç dakikalık iş. Burada dikkat edilecek nokta, karartmanın gerçekten metni kaldıran bir işlem olması; üzerine siyah dikdörtgen çizmek altındaki yazıyı silmez.
Kâğıt azaldı, dikkat azalmasın
Evrak işinin büyük bölümü artık ekranda hallediliyor ve bu iyi bir gelişme. Kaybolan tek şey, kâğıdın getirdiği doğal yavaşlık.
Islak imza atarken belgeyi masaya koyup okumak gerekirdi. Ekranda imza iki tıkla bitiyor ve okuma adımı kolayca atlanıyor. Kazanılan zamanın bir kısmını belgeyi gerçekten okumaya ayırmak, dijitalleşmenin getirdiği tek riski de ortadan kaldırır.
